Privatumo politika
Atnaujinta: 2026-10-04
Paaiškiname, kokius asmens duomenis tvarkome, kokiais tikslais ir teisiniais pagrindais, kam juos atskleidžiame, kiek laiko saugome ir kokias teises turite.
1. Kas mes esame ir kontaktai
Ši privatumo politika paaiškina, kaip UAB Codus (į. k. 306635689, buveinė Sakalaičių Sodų 5-oji g. 6, LT-02216 Vilnius; toliau - sors, mes) tvarko asmens duomenis teikdama dokumentų skaitmeninimo ir sąskaitų apdorojimo paslaugą (toliau - Paslauga).
Klausimais dėl asmens duomenų apsaugos kreipkitės: [email protected]. Atsakome į visus prašymus laikydamiesi BDAR 12 str. reikalavimų (per vieną mėnesį, sudėtingais atvejais - pratęsę terminą ir apie tai pranešę).
Priežiūros institucija yra Valstybinė duomenų apsaugos inspekcija (VDAI), Laisvės pr. 60, LT-04018 Vilnius, vdai.lrv.lt.
2. Mūsų rolės: duomenų valdytojas ir duomenų tvarkytojas
Esame tiek duomenų valdytojas, tiek duomenų tvarkytojas - priklausomai nuo duomenų kategorijos:
- Duomenų valdytojas - kai tvarkome jūsų paskyros duomenis, naudojimo ir atsiskaitymo duomenis, techninius žurnalus bei kontrahentų pagrindinių duomenų bazę (žr. 5 skyrių). Šiuose atvejais tvarkymo tikslus ir priemones nustatome patys.
- Duomenų tvarkytojas - kai tvarkome Paslaugoje įkeltų dokumentų turinį. Sąskaitose ir kituose dokumentuose dažnai būna trečiųjų asmenų (pvz., individualią veiklą vykdančių asmenų, fizinių asmenų pirkėjų) asmens duomenų. Šių duomenų valdytojas yra jūsų organizacija arba jos aptarnaujama įmonė, o mes tvarkome juos tik pagal jos dokumentuotus nurodymus, kaip nustatyta Duomenų tvarkymo sutartyje (BDAR 28 str.).
3. Kokius duomenis tvarkome ir kokiu pagrindu
| Duomenų kategorija | Pavyzdžiai | Rolė ir teisinis pagrindas (BDAR 6 str.) |
|---|---|---|
| Paskyros duomenys | vardas, el. pašto adresas, prisijungimo identifikatoriai (Google/Apple), sesijos duomenys, kalbos ir išvaizdos pasirinkimai | valdytojas - sutarties vykdymas (1 d. b)) |
| Naudojimo ir atsiskaitymo duomenys | apdorotų dokumentų, puslapių ir eilučių kiekiai, kvotos, išrašytos sąskaitos ir mokėjimų būsena | valdytojas - sutartis (1 d. b)); teisinė prievolė - apskaitos dokumentų saugojimas (1 d. c)) |
| Dokumentų turinys | dokumentų failai, šalių pavadinimai ir kodai, sumos, PVM duomenys, eilučių duomenys, banko sąskaitos | tvarkytojas - Kliento pavedimu pagal Duomenų tvarkymo sutartį |
| El. paštu gaunami dokumentai | siuntėjo el. pašto adresas ir vardas, laiško tema, originalus laiškas, priedai | tvarkytojas - kai laišku siunčiami Kliento dokumentai (Kliento pavedimu pagal Duomenų tvarkymo sutartį) |
| Juridinių asmenų pagrindiniai duomenys (kontrahentų bazė) | juridinių asmenų pavadinimai, įmonės ir PVM kodai, adresai, banko sąskaitos (IBAN) iš viešųjų registrų ir dokumentų; iš dokumentų paimti fizinių asmenų duomenys į bendrą bazę nepatenka | valdytojas - teisėtas interesas (1 d. f)): tapatumo nustatymas, duomenų kokybė, apgaulės prevencija (žr. 5 skyrių) |
| Techniniai ir saugos duomenys | IP adresai žurnaluose, prieigos ir audito įrašai, klaidų žurnalai | valdytojas - teisėtas interesas (1 d. f)): informacijos saugumas, piktnaudžiavimo prevencija |
Specialiųjų kategorijų duomenų (BDAR 9 str.) netvarkome sąmoningai. Jeigu tokių duomenų atsirastų įkeltuose dokumentuose, juos tvarkytume tik kaip duomenų tvarkytojas, Kliento pavedimu, ir neanalizuotume atskirai.
4. Iš kur gauname duomenis
Duomenis gauname šiais šaltiniais:
- tiesiogiai iš jūsų - registruodamiesi, naudodamiesi Paslauga, įkeldami dokumentus ir keisdami paskyros nustatymus;
- el. paštu - kai jūs arba jūsų nurodyti siuntėjai persiunčia dokumentus jūsų organizacijai skirtu Paslaugos el. pašto adresu, gauname visą laišką: siuntėjo adresą ir vardą, temą ir priedus;
- iš tapatybės teikėjų - kai prisijungiate naudodami Google arba Apple paskyrą, gauname tik prisijungimui reikalingus identifikatorius (el. pašto adresą, vardą, teikėjo paskyros identifikatorių);
- iš viešųjų registrų - Registrų centro JAR atvirus duomenis (įmonių pavadinimai, kodai, adresai, statusai), VMI PVM mokėtojų registrą, VIES VAT patikros paslaugą, Lietuvos banko ir Europos centrinio banko valiutų kursus - kontrahentų tapatumui nustatyti ir patikrinti;
- iš jūsų prijungtų sistemų - kai sukonfigūruojate eksportą ar žodynų importą iš jūsų apskaitos sistemos, duomenys persiunčiami jūsų vardu ir jūsų API raktais.
5. Kontrahentų pagrindinių duomenų bazė
Paslaugai teikti palaikome bendrą kontrahentų pagrindinių duomenų bazę. Joje saugomi tik juridinių asmenų duomenys: viešųjų registrų duomenys ir dokumentuose matytų juridinių asmenų pavadinimai, kodai, PVM kodai, adresai ir banko sąskaitos.
Šią bazę tvarkome kaip duomenų valdytojas šiais tikslais: (a) kontrahentų tapatumui nustatyti ir pagal registrus patikrinti; (b) duomenų kokybei užtikrinti (vienam juridiniam asmeniui - vienas įrašas, be dublikatų); (c) apgaulės prevencijai - pvz., kai juridinio asmens dokumente nurodyta banko sąskaita skiriasi nuo anksčiau matytų arba jau priskirta kitam juridiniam asmeniui, apie tai įspėjame.
Teisinis pagrindas - teisėtas interesas (BDAR 6 str. 1 d. f)). Interesai subalansuoti: bazėje saugomi tik bendrieji juridinių asmenų duomenys; dokumentų turinys (sumos, eilutės, dokumentų failai) tarp organizacijų nesidalijamas ir lieka kiekvienos organizacijos aplinkoje; iš dokumentų paimti fizinių asmenų (įskaitant individualią veiklą vykdančius asmenis) įrašai į bendrą bazę niekada nepatenka - jie matomi tik tai organizacijai, kurios dokumentuose paminėti, ir ištrinami kartu su tos organizacijos duomenimis; viešųjų registrų įrašai apie fizinius asmenis (pvz., PVM mokėtojų registre) naudojami tik patikrai ir niekada nėra ieškomi; organizacijos specifiniai kontrahentų nustatymai matomi tik tai organizacijai.
Viešųjų registrų duomenys atnaujinami juos paskelbus registrų tvarkytojams. Bendros bazės juridinių asmenų įrašai neištrinami vienam klientui nustojus naudotis Paslauga: jie nėra to kliento dokumentų turinys ir apibūdina juridinius asmenis.
6. Kam atskleidžiame duomenis
Duomenis atskleidžiame tik:
- pagalbiniams duomenų tvarkytojams, kurie mūsų vardu teikia Paslaugai būtinas paslaugas - jų sąrašas su tvarkomų duomenų kategorijomis ir perdavimo pagrindais pateikiamas Pagalbinių duomenų tvarkytojų sąraše;
- Kliento nurodytiems gavėjams - eksportuodami apdorotus duomenis į Kliento prijungtas apskaitos sistemas (pvz., Rivile) Kliento nurodymu ir Kliento API raktais;
- kai tai reikalauja taikytina teisė - teisėsaugos institucijoms, teismams, antstoliams, notarams ar priežiūros institucijoms (pvz., VDAI);
- mūsų darbuotojams - tik 10 skyriuje nurodytais atvejais ir sąlygomis (pagalbai suteikti, gedimui pašalinti ar saugumui užtikrinti).
Asmens duomenų neparduodame ir neperduodame trečiosioms šalims jų rinkodaros tikslais.
7. Tarptautiniai duomenų perdavimai
Pagrindinė Paslaugos infrastruktūra yra Europos Sąjungoje: programų ir duomenų bazių priegloba bei sisteminio el. pašto siuntimas - Vokietijoje, įkeltų dokumentų saugykla - ES duomenų centre.
Už ES ribų duomenis perduodame tik šiems teikėjams:
- OpenAI (JAV) - dokumentų puslapių vaizdams atpažinti ir laukams išskirti dirbtinio intelekto modeliais, taip pat tekstui susieti su apskaitos kodais. Perdavimo pagrindas - teikėjo duomenų apsaugos sutartis (DPA) ir ES standartinės sutartinės sąlygos (SCC); pagal teikėjo sąlygas perduoti duomenys nenaudojami modelių mokymui. Interaktyvaus apdorojimo metu perduoti duomenys teikėjo sistemoje saugomi ne ilgiau kaip 30 dienų (piktnaudžiavimo prevencijai) ir po to ištrinami; naudojantis ekonominiu (atidėtojo apdorojimo) tarifu užklausų failai teikėjo infrastruktūroje saugomi iki 30 dienų po apdorojimo, vėliau ištrinami.
- Cloudflare (JAV) - dokumentų nuorodoms pristatyti (įskaitant kraštinį talpinimą), DNS paslaugoms ir gaunamiems el. laiškams priimti (dokumentų siuntimo el. paštu funkcija). Perdavimo pagrindas - teikėjo DPA ir ES-JAV duomenų privatumo sistema (DPF); dokumentų failai talpinami užklausą aptarnaujančiame kraštiniame mazge, paprastai ES.
- Google ir Apple (JAV) - tik prisijungimo tapatybei patvirtinti; perduodami tik prisijungimo identifikatoriai. Perdavimo pagrindas - DPF.
Išsami informacija apie kiekvieną perdavimą pateikiama Pagalbinių duomenų tvarkytojų sąraše.
8. Saugojimo terminai
Duomenis saugome tik tiek, kiek to reikalauja tvarkymo tikslas, teisinis pagrindas ir taikytini teisės aktai:
- Paskyros duomenys - kol paskyra galioja; ištrynus paskyrą ištrinami nedelsiant (išskyrus atsiskaitymo įrašus).
- Dokumentų turinys ir originalai - Paslaugos teikimo laikotarpiu. Pasibaigus ar nutraukus Paslaugos sutartį, Klientas 30 dienų gali paprašyti savo duomenų eksporto - jį pateikiame kaip atsisiunčiamą archyvą per nuorodą; pasibaigus šioms 30 dienų Kliento dokumentus ir duomenis ištriname. Jei Klientas naudojosi tik bandomąja apimtimi ir Paslaugos sutarties nesudarė, tas pats 30 dienų terminas skaičiuojamas nuo Kliento prašymo ištrinti duomenis. Atsarginėse kopijose duomenys gali išlikti iki atsarginių kopijų rotacijos pabaigos (ne ilgiau kaip 35 dienos).
- Kontrahentų pagrindiniai duomenys - registrų duomenys atnaujinami pagal registrų skelbimo ciklą; bendros bazės juridinių asmenų įrašai saugomi, kol reikalingi 5 skyriuje nurodytiems tikslams, ir neištrinami vienam klientui nustojus naudotis Paslauga; iš dokumentų paimti fizinių asmenų įrašai saugomi tik tos organizacijos aplinkoje, kurios dokumentuose jie paminėti, ir ištrinami kartu su tos organizacijos duomenimis.
- Audito ir techniniai žurnalai - audito žurnalo įrašai saugomi 7 dienas arba Paslaugos sutartyje sutartą laikotarpį; serverių techniniai žurnalai - iki 30 dienų.
- Atsiskaitymo duomenys (išrašytos sąskaitos, mokėjimų įrašai) - 10 metų pagal Buhalterinės apskaitos įstatymą.
- Ekonominiu tarifu apdorojami failai OpenAI infrastruktūroje - iki 30 dienų po apdorojimo (žr. 7 skyrių).
9. Jūsų teisės
Turite teisę susipažinti su savo duomenimis, reikalauti juos ištaisyti ar ištrinti, apriboti jų tvarkymą, prieštarauti tvarkymui bei gauti duomenis struktūruota, įprastai naudojama forma (BDAR 15-22 str.).
Prašymus teikite el. paštu [email protected]. Atsakome per vieną mėnesį nuo prašymo gavimo; sudėtingais atvejais terminą galime pratęsti iki dviejų papildomų mėnesių ir apie tai jums pranešti.
Dėl dokumentų turinio duomenų (kai esame duomenų tvarkytojas) kreipkitės į savo apskaitos įmonę arba jos aptarnaujamą įmonę - duomenų valdytoją; įgyvendindama prašymą mes suteikiame valdytojai visą reikalingą pagalbą pagal Duomenų tvarkymo sutartį.
Sprendimų, sukeliančių teisines pasekmes ar panašų reikšmingą poveikį, nepriimame vien automatizuotomis priemonėmis: kiekvieną dokumentą patvirtina Kliento naudotojas.
Manote, kad jūsų duomenys tvarkomi neteisėtai? Turite teisę skųstis Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai (vdai.lrv.lt) arba teismui.
10. Duomenų sauga
Taikome tinkamas technines ir organizacines priemones (BDAR 32 str.): duomenys šifruojami perduodant (TLS); kiekviena organizacija savo duomenis pasieka tik per nuomotojo apimties ribojimą (visos užklausos apribojamos organizacija); apskaitos sistemų prieigos raktai šifruojami AES-256-GCM algoritmu; dokumentų saugykla yra privati; prieiga suteikiama pagal roles; svarbūs veiksmai registruojami audito žurnale.
Dokumento originalas pasiekiamas tik per nuorodą, kurioje yra atsitiktinis, neatspėjamas identifikatorius. Kiekvienas, turintis tokią nuorodą, gali atidaryti failą neprisijungęs. Kliento nurodymu ši nuoroda įrašoma į eksportus į Kliento apskaitos sistemą, kad originalą būtų galima atidaryti tiesiai iš jos. Ištrynus dokumentą nuoroda nustoja veikti; dėl kraštinio talpinimo failas dar gali būti pasiekiamas iki 24 valandų.
Kliento duomenis pasiekiame tik tada, kai to reikia pagalbai suteikti, gedimui pašalinti arba Paslaugos saugumui užtikrinti. Prieš tai paprašome Kliento leidimo, išskyrus atvejus, kai būtina veikti skubiai siekiant apsaugoti saugumą ar duomenų vientisumą arba kai to reikalauja įstatymas - tokiais atvejais Klientą informuojame po to. Mūsų darbuotojai yra įsipareigoję laikytis konfidencialumo.
11. Slapukai
Naudodamiesi Paslauga jūsų naršyklėje saugome tik būtinuosius ir funkcinius slapukus:
- sesijos slapukus (autentifikacija) - būtinieji, galioja iki 90 dienų;
- kalbos pasirinkimo slapuką - būtinas svetainei teisingai rodyti pasirinkta kalba;
- išvaizdos pasirinkimo slapuką - funkcinis, saugo jūsų pasirinktą temą.
Analitikos, rinkodaros, reklamos ar elgsenos stebėjimo slapukų nenaudojame - nei savo, nei trečiųjų šalių. Trečiųjų šalių stebėjimo priemonių svetainėje įdiegta nėra.
Slapukus galite bet kada ištrinti naršyklės nustatymais; ištrynę sesijos slapuką būsite atjungti nuo paskyros.
12. Nepilnamečiai
Paslauga skirta verslo subjektams ir jų darbuotojams; jos neteikiame asmenims, jaunesniems nei 18 metų, ir sąmoningai netvarkome tokių asmenų duomenų.
13. Pakeitimai
Šią politiką galime atnaujinti. Apie esminius pakeitimus informuojame el. paštu ir (arba) programoje ne vėliau kaip prieš 30 dienų. Toliau naudodamiesi Paslauga po pakeitimų įsigaliojimo patvirtinate, kad sutinkate su atnaujinta politika. Ankstesnių versijų kopijas suteikiame pareikalavus ([email protected]).
Politika teikiama lietuvių ir anglų kalbomis; kilus neatitikimams viršenybę turi lietuvių kalbos versija.
14. Kontaktai
UAB Codus, į. k. 306635689, buveinė Sakalaičių Sodų 5-oji g. 6, LT-02216 Vilnius. Klausimais dėl privatumo: [email protected].